HƯỚNG DẪN THỦ TỤC TRẢ GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG, THẺ TẠM TRÚ KHI NGƯỜI LAO ĐỘNG NƯỚC NGOÀI NGHỈ VIỆC

Thông tin chính

Nội dung Chi tiết

Khi nào phải trả Giấy phép lao động?

• Theo Khoản 1, Điều 31 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày Giấy phép lao động hết hiệu lực theo quy định, người sử dụng lao động phải thu hồi Giấy phép lao động và nộp cho cơ quan đã cấp Giấy phép lao động, kèm theo văn bản nêu rõ lý do trả Giấy phép lao động.
• Trường hợp không thể thu hồi Giấy phép lao động, người sử dụng lao động phải nêu rõ lý do trong văn bản.

Các trường hợp thu hồi Giấy phép lao động

Giấy phép lao động thường phải nộp lại trong các trường hợp sau:

1. Hợp đồng lao động bị chấm dứt.
2. Nội dung của hợp đồng lao động không đúng với nội dung của Giấy phép lao động đã được cấp.
3. Người lao động nước ngoài làm việc không đúng với vị trí công việc hoặc phạm vi công việc ghi trong Giấy phép lao động.
4. Hợp đồng hoặc thỏa thuận làm cơ sở để cấp Giấy phép lao động hết hạn hoặc bị chấm dứt.
5. Phía nước ngoài có văn bản thông báo chấm dứt việc cử lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam.
6. Doanh nghiệp, tổ chức, đối tác phía Việt Nam hoặc tổ chức nước ngoài tại Việt Nam sử dụng lao động nước ngoài chấm dứt hoạt động.

(Dựa trên khoản 2,3,4,5,6 và 7 Điều 156 của Bộ Luật lao động)

Hồ sơ cần thiết để nộp lại Giấy phép lao động tại Việt Nam

1. Bản gốc Giấy phép lao động.
2. Văn bản giải trình rõ lý do thu hồi Giấy phép lao động.
3. Trường hợp không thu hồi được Giấy phép lao động, văn bản giải trình phải nêu rõ lý do

Quy trình nộp lại Giấy phép lao động

Bước 1: Xác định xem Giấy phép lao động có thuộc diện bị thu hồi hay không.
Bước 2: Thu hồi Giấy phép lao động từ người lao động nước ngoài.
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ theo quy định.
Bước 4: Nộp hồ sơ tại Sở Nội vụ tỉnh/thành phố nơi công ty đặt trụ sở và chờ đóng dấu "Đã tiếp nhận" của Sở Nội vụ vào thư thông báo lưu (bản sao) có chữ ký và đóng dấu của công ty.

Thời gian xử lý

01 ngày làm việc

Địa điểm nộp hồ sơ

Sở Nội vụ

Lưu ý quan trọng

Kể từ ngày 07 tháng 8 năm 2025, Sở Nội vụ tại thành phố Hồ Chí Minh không còn cấp văn bản xác nhận riêng về việc thu hồi hoặc hủy bỏ Giấy phép lao động.
Sau khi nộp hồ sơ thu hồi Giấy phép lao động, người sử dụng lao động sẽ nhận được mộc tiếp nhận hồ sơ có đóng dấu lên văn bản thông báo lưu làm bằng chứng cho việc đã nộp.
Người sử dụng lao động nên lưu giữ văn bản thông báo đã đóng dấu cùng tất cả các chứng từ liên quan để phục vụ mục đích lưu trữ và xuất trình cho cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu.

Thông tin chính

Nội dung Chi tiết

Khi nào phải trả lại Thẻ tạm trú Việt Nam?

Theo Điểm e, Khoản 2, Điều 45 Luật số 47/2014/QH13 về Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam, cơ quan, tổ chức mời, bảo lãnh có trách nhiệm quản lý hoạt động cư trú và các giấy tờ liên quan đến cư trú của người nước ngoài mà mình bảo lãnh.

Theo đó, khi quan hệ lao động chấm dứt và người lao động nước ngoài có kế hoạch rời Việt Nam, công ty bảo lãnh nên thực hiện thủ tục rút ngắn thời hạn sử dụng của Thẻ tạm trú (TRC) và nộp lại cho cơ quan quản lý xuất nhập cảnh theo đúng quy định. Trường hợp không đủ thời gian để hoàn thành thủ tục nêu trên, tùy thuộc vào thỏa thuận giữa công ty và người lao động nước ngoài, sau khi người lao động xuất cảnh khỏi Việt Nam và gửi lại Thẻ tạm trú bản gốc cho công ty, công ty sẽ gửi công văn đề nghị trả Thẻ tạm trú kèm theo bản gốc thẻ tới Phòng Quản lý xuất nhập cảnh.

Cần làm gì khi người lao động nước ngoài nghỉ việc nhưng Thẻ tạm trú vẫn còn hạn?

Phương án khuyến nghị: Người sử dụng lao động phải nộp lại Thẻ tạm trú và thực hiện gia hạn visa cho người lao động nước ngoài.

Trong trường hợp người lao động nước ngoài đã xuất cảnh khỏi Việt Nam bằng Thẻ tạm trú hiện tại còn hiệu lực, công ty bảo lãnh phải nộp thông báo cho cơ quan quản lý xuất nhập cảnh về việc người nước ngoài đã có giấy tờ nhập xuất cảnh, cư trú còn giá trị nhưng không còn thuộc diện công ty bảo lãnh.

Hồ sơ cần thiết để trả lại Thẻ tạm trú

Phương án 1: Nộp hồ sơ xin gia hạn visa

1. Bản gốc Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động / Quyết định nghỉ việc.
2. Hộ chiếu bản gốc.
3. Thẻ tạm trú hiện tại.
4. Tờ khai xin gia hạn visa.
5. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
6. Giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình (ví dụ: Giấy đăng ký kết hôn, Giấy khai sinh, Sổ hộ khẩu, v.v.) – áp dụng đối với người thân đi cùng của người lao động nước ngoài.
7. Giấy xác nhận khai báo tạm trú.
8. Form biểu mẫu công ty ký đóng dấu

Phương án 2: Trường hợp người lao động nước ngoài đã xuất cảnh khỏi Việt Nam bằng Thẻ tạm trú còn hiệu lực

1. Công văn thông báo về việc trả lại Thẻ tạm trú.
2. Bản gốc Thẻ tạm trú.

Quy trình trả lại Thẻ tạm trú

Trường hợp 1: Nộp hồ sơ xin gia hạn visa:
Bước 1: Chuẩn bị các tài liệu theo yêu cầu.
Bước 2: Nộp hồ sơ trực tuyến, tải lên các bản scan tài liệu qua Cổng dịch vụ công Bộ Công an bằng tài khoản VNeID của công ty và chữ ký số (chữ ký số điện tử).
Bước 3: Nộp hồ sơ bản gốc tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh.
Bước 4: Theo dõi trạng thái hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công Bộ Công an.
Bước 5: Nhận kết quả tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh khi có kết quả.

Trường hợp 2:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh.

Thời gian xử lý

1. Trường hợp xin gia hạn visa: 10 – 15 ngày làm việc.
2. Trường hợp nộp Công văn thông báo: Trong ngày làm việc.

Địa điểm nộp hồ sơ

Phòng Quản lý xuất nhập cảnh

Lưu ý quan trọng

Người sử dụng lao động nên bắt đầu chuẩn bị thủ tục trả lại Thẻ tạm trú (TRC) trước thời điểm xuất cảnh dự kiến của người lao động nước ngoài.
Việc nộp hồ sơ khoảng ba tuần trước khi xuất cảnh sẽ đảm bảo đủ thời gian để xử lý mọi yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc các vấn đề liên quan đến xuất nhập cảnh có thể phát sinh trong quá trình xử lý.